Tag: Administrasi

Fungsi Administrasi: Ciri, Cara Kerja dan Tujuannya Update Dan Terbaru

Fungsi.co.id – Fungsi Administrasi: Ciri, Cara Kerja dan Tujuannya – Secara umum, definisi administrasi adalah kegiatan atau bentuk bisnis yang memiliki hubungan dekat dengan berbagai pengaturan kebijakan dengan tujuan mencapai target organisasi. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa administrasi memiliki peran penting untuk semua kegiatan perusahaan atau organisasi. Inilah yang membuat administrasi memiliki peran yang sangat penting sehingga perusahaan masih berdiri dan terus tumbuh.

Sedangkan sempit, administrasi adalah bentuk kegiatan yang mencakup korespondensi, catatan, pengetikan, pembukuan sederhana dan kegiatan teknis lainnya.

fungsi administrasi

Administrasi juga dapat ditafsirkan secara luas, yang administrasi mana saja adalah proses kerja sama antara beberapa orang dengan tujuan memperoleh target dengan memanfaatkan fasilitas dan infrastruktur tertentu yang memiliki kekuatan.

Fungsi Administrasi

Administrasi adalah salah satu bagian penting bagi perusahaan. Karena administrasi memiliki beberapa fungsi penting, antara lain sebagai berikut:

·         Planning Atau Perencanaan

Perencanaan adalah kegiatan perencana yang membutuhkan kegiatan administratif mulai dari mengumpulkan data, memproses data ke perencanaan perencanaan.

·         Organizing Atau Penyusunan

Administrasi berfungsi sebagai konstituen dalam upaya membangun setiap komunikasi dan hubungan antara anggota atau karyawan mudah dipahami untuk mencapai tujuan organisasi atau perusahaan.

·         Coordinating Atau Mengordinasi

Seperti yang diatur oleh organisasi atau perusahaan, koordinator dilakukan agar kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan lancar dan baik sehingga mereka dapat menghindari bentrokan, kekosongan aktivitas dan kekacauan. Ini dapat memiliki dampak positif pada kesinambungan perusahaan di masa depan.

·         Reporting Atau Laporan

Pelaporan adalah kegiatan menyampaikan perkembangan, pergerakan dan hasil kegiatan atau program yang dilakukan oleh karyawan dan anggota ke atasan secara tertulis. Di mana laporan akan menunjukkan hasil kinerja karyawan sesuai dengan posisi dan bea mereka.

·         Budgeting Atau Pembuatan Anggaran

Anggaran itu penting dan harus di perusahaan dan organisasi untuk meningkatkan kinerja. Selain itu, anggaran juga digunakan oleh Perusahaan untuk mewujudkan tujuan Perusahaan dalam periode pembangunan yang meliputi kerja sama, iklan dan sebagainya.

·         Staffing Atau Penempatan Posisi

Staf terkait dengan sumber daya manusia di sebuah perusahaan yang mencakup rekrutmen para ahli, pengembangan dan kebutuhan peralatan.

·         Directing Atau Bimbingan

Mengarahkan adalah kegiatan interaksi dengan anggota organisasi atau perusahaan dalam bentuk bimbingan, perintah, atau saran sehingga tugas dapat dilakukan dengan benar dan mampu mencapai tujuan yang ditentukan.

Ciri-Ciri Administrasi

Dalam buku-buku dasar-dasar kewirausahaan (2019) karya Choms Gary Double Double Sibarani, et al, menjelaskan jika administrasi memiliki lima karakteristik penting yang harus diketahui. Ciri ciriini adalah:

·         Terdiri Atas Sekelompok Orang

Administrasi tidak dapat dilakukan hanya oleh seseorang, karena itu membutuhkan kerja sama dari dua atau lebih. Jadi karakteristik utama administrasi terdiri dari sekelompok orang dengan tujuan yang sama.

·         Menjalin Kerjasama

Seperti disebutkan di atas, administrasi membutuhkan kerja sama untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Jika kerja sama tidak ditetapkan, tidak mungkin untuk mencapai tujuan ini.

·         Memiliki Tujuan Yang Harus Dicapai

Sekelompok orang menjalin kerja sama dalam melakukan sesuatu, tentu saja untuk mencapai tujuan. Tanpa tujuan, kegiatan kerja sama tidak akan berarti apa-apa.

·         Adanya Proses Kegiatan Usaha

Dalam administrasi, proses kegiatan bisnis juga merupakan fitur penting lainnya. Proses ini ditafsirkan sebagai serangkaian kegiatan bisnis untuk menjalin kerja sama dan mencapai tujuan.

·         Kegiatan Bimbingan, Kepemimpinan, Dan Pengawasan

Fitur lain dari administrasi adalah adanya bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan. Ketiga hal ini tidak dapat dipisahkan dan harus dilakukan.

Cara Kerja Administrasi

Seperti dijelaskan sebelumnya bahwa kegiatan administrasi dilakukan oleh administrator atau staf administrasi. Anda perlu tahu bahwa staf administrasi adalah satu unit yang memberikan dukungan untuk kegiatan operasional suatu perusahaan. Penugasan utama staf administrasi terkait dengan korespondensi, penyimpanan, dan pengaturan dokumen, entri data dan unit bantuan yang memerlukan data sebagai laporan kepada manajemen.

Sedangkan metode Pekerjaan Administrasi terkait erat dengan tugas staf administrasi di perusahaan. Secara umum, metode administrasi adalah sebagai berikut:

  • Berkoordinasi dengan sekretaris atau staf administrasi dari divisi lain ketika ada pertemuan gabungan dan kegiatan lainnya.
  • Kumpulkan dan kompilasi dokumen.
  • Menyiapkan akomodasi dan tiket untuk kunjungan kerja kantor luar.
  • Memastikan perlengkapan gaya kantor.
  • Buat dan siapkan pengaturan agenda untuk rapat atau acara kantor lainnya.
  • Atur, buka dan bagikan korespondensi yang masuk ke perusahaan baik dalam bentuk surat atau email.
  • Siapkan tagihan, catatan, laporan, surat dan dokumen lain menggunakan aplikasi pemrosesan data, database, lembar kerja atau presentasi.

Berdasarkan penjelasan di atas dapat dilihat bahwa kegiatan administrasi adalah bagian yang sangat penting dari sebuah perusahaan. Karena tanpa administrasi, maka manajemen dan regulasi semua kegiatan di perusahaan mungkin tidak dapat berjalan dengan baik dan lancar. Selain itu, dengan penerapan administrasi yang baik, sebuah perusahaan akan terus berdiri dan terus berkembang.

Tujuan Administrasi

Untuk memahami lebih jelas tentang administrasi, Anda perlu memahami tujuan administrasi. Di mana tujuan administrasi:

·         Menyusun Program Usaha

Setiap perusahaan atau organisasi pasti membutuhkan informasi dan data yang digunakan sebagai referensi untuk mengembangkan program kerja yang unggul. Biasanya informasi dan data dapat diperoleh melalui kegiatan administrasi. Ini adalah alasan mengapa proses administrasi harus dilakukan secara sistematis. Karena dengan informasi yang begitu baik dan data yang diperlukan dapat ditemukan lebih mudah.

·         Evaluasi Kegiatan Organisasi

Dengan adanya sistem administrasi yang baik, dapat membantu organisasi atau perusahaan untuk melihat berbagai informasi dan data. Kemudian dari informasi dan data, organisasi atau perusahaan dapat mengevaluasi semua kegiatan organisasi yang telah dilakukan sejauh ini.

·         Memantau Kegiatan Administrasi

Administrasi adalah kegiatan Yan yang mencakup banyak hal sehingga dalam implementasinya harus dilakukan secara sistematis dan teratur. Dengan penerapan administrasi yang baik, membuat perusahaan atau organisasi memantau apa, bagaimana, di mana, kapan dan mengapa suatu kegiatan dilakukan.

·         Memastikan Keamanan Bagi Kegiatan Usaha

Setiap perusahaan atau organisasi tentu membutuhkan kepastian keamanan ketika melakukan kegiatan bisnisnya. Dengan demikian setiap perusahaan atau organisasi akan membutuhkan administrasi yang baik untuk memonitor semua kegiatan baik dari dalam atau dari luar. Selain itu, proses administrasi membuat setiap aktivitas dan transaksi dapat direkam secara rinci dan jelas.

Demikian sedikit pembahasan mengenai Fungsi Administrasi: Ciri, Cara Kerja dan Tujuannya semoga dengan adanya pembahasan ini dapat menambah wawasan dan pengetahuan untuk kita semua, dan kami ucapkan Terima Kasih telah menyimak ulasan kami. Jika kalian merasa ulasan kami bermanfaat mohon untuk dishare :).

Baca juga artikel lainnya tentang:

Fungsi Administrasi Update Dan Terbaru

Fungsi Administrasi – Secara umum, administrasi adalah suatu kegiatan yang terkait dengan pencatatan, surat menyurat, operasional, pembukuan, agenda dan sebagainya dalam suatu organisasi atau instansi suatu perusahaan.

Dengan adanya administrasi yang terkelola dengan baik dan rapi dapat memudahkan pekerja lainnya lebih mudah menemukan informasi atau data yang dibutuhkan. Sehingga kemampuan melaksanakan dan merencanakan prosedur administrasi dalam suatu organisasi atau instansi harus ada dan harus dilakukan agar tidak menimbulkan permasalahan pencarian data.

16 Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli

Berikut adalah pendapat dan pemaparan dari para ahli atau pakar ekonomi terkait dengan pengertian atau definisi administrasi:

  1. George Terry

Adminstrasi berarti pengaturan, pengendalian dan penataan kinerja. Di dalamnya terdapat pergerakan dengan fungsi dan peranan masing-masing untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.

  1. Ulbert

Definisi / pengertian administrasi yakni usaha persiapan yang dilakukan secara terstruktur tentang pencatatan pendataan dan informasi. Dengan tujuan menyajikan data yang mudah untuk diserap dan bisa segera dipulihkan jika dirasa ada yang tidak sesuai.

  1. The Liang Gie

Administrasi bisa diartikan sebagai kegiatan usaha penataan sekelompok orang yang tergabung dalam sebuah proses kerjasama untuk tujuan bersama.

  1. Wijana

Administrasi adalah sebuah penggabungan dari semua fungsi yang berguna mengefisienkan dan mengefektifkan kinerja sesuai dengan kebijakan pelaksanaan.

  1. Sondang P. Siagian

Pengertian administrasi ialah sejumlah proses saling bekerja di antara dua orang atau lebih dengan berdasar pada aturan atau regulasi tertentu guna mencapai target dan tujuan.

  1. William Leffingwell dan Edwin Robinson

Administrasi menurut beliau merupakan terusan cabang dari fungsi manajemen. Di dalamnya terdapat fungsi pelaksanaan kerja organisasi secara terstruktur dan terarah. Agar pekerjaan bisa berjalan secara efektif dan efisien.

  1. Arthur Grager

Administrasi ialah serangkaian fungsi dalam berkomunikasi untuk sebuah pelaksanaan kinerja organisasi.

  1. Soewarno Handayaningrat

Administrasi dalam cakupan lebih sempit adalah kegiatan yang terdiri dari proses pembukuan, pencatatan keuangan, pengetikan, korespondensi, penjadwalan dan lainnya yang bersifat administratif.

  1. Simon

Administrasi adalah sebuah aktivitas pekerjaan dari sebuah kelompok yang saling bekerja sama dalam menyusun data kegiatan organisasi. Dengan tugas dan peranannya masing-masing yang saling mendukung dan melengkapi.

  1. Soedjadi

Administasi merupakan sebuah aktivitas bersifat prosedural yang meliputi kegiatan fisik seperti mencatat (mengetik), menyusun, menggandakan dan lain-lain.

  1. John M. Pfiffer dan Robert V

Administrasi dalam kenegaraan berarti sebuah proses tentang pelaksanaan aturan dan kebijakan. Individu dengan strata lebih tinggi dalam hal ini berfungsi membimbing dan memberikan arahan guna memastikan program dapat terlaksana.

  1. Munawardi Reksohadiprowiro

Administrasi secara sempit dapat diartikan sebagai instuksi atau perintah. Yang mana mencakup penataan dan pengaturan kerja secara sistematis. Dari situ diharapkan bisa menghasilkan pandangan yang menyeluruh mengenai fakta dan kondisi organisasi secara nyata.

  1. Leonard D. White (1958)

Administrasi merupakan rangkaian proses pengaturan dan penataan yang dilakukan sebuah kelompok dalam sebuah organisasi atau perusahaan.

  1. Wiliaw H. Newman (1963)

Administrasi merupakan perwujudan dari pengawasan dan kepempimpinan seseorang terhadap individu anggotanya guna mencapai tujuan bersama.

  1. Menurut WH EVANS

Administrasi dapat diartikan sebagai fungsi manajemen yang menjadi acuan dalam proses operasi organisasi. Yang mana mencakup pengolahan data, informasi dan mengkomunikasikannya dengan seluruh anggota organisasi.

  1. Wilson 1987

Administrasi merupakan ilmu penataan dan pengorganisasian. Di dalamnya memuat proses pengawasan dan kepemimpinan yang bersifat resmi dalam mengatur birokrasi.

Jenis-jenis Administrasi

Pengertian administrasi secara umumBerdasarkan ruang lingkup kerjanya, administrasi secara umum juga ada beberapa jenis yang biasa kita kenal, antara lain.

  1. Administrasi Keuangan

Kegiatan administrasi atau pengelolaan yang berkaitan dengan uang atau anggaran (budget) yang dipunyai suatu organisasi /perusahaan. Dengan menjalankan administrasi keuangan secara baik, maka akan tercipta tata keuangan yang rapi dan jelas arus masuk dan keluarnya. Untuk apa pemakaian anggaran tersebut dari mana saja sumbernya. Dengan begitu, keuangan bisa terkontrol, laba rugi bisa diketahui dengan pasti tanpa mengawang-awang.

  1. Administrasi Perkantoran

Lebih mengacu pada aktivitas pencatatan, penagihan, personalia, logistik  dan hal lainnya berkaitan dengan kegiatan kantor dalam sebuah organisasi perusahaan. Adapun ruang lingkupnya mencakup pengelolaan staf, pengadaan peralatan kerja, reparasi dan juga perencanaan program kerja staf dan pengawasannya.

  1. Administrasi Negara

Jenis administrasi yang lebih kompleks dan luas lagi cakupannya. Karena menyangkut kegiatan bernegara yang dilakukan oleh para negarawan atau aparatur negara. Yang terdiri dari 3 lembaga yaitu legislatif, yudikatif dan eksekutif. Kesemua prosesnya dilakuan tentu untuk tercapainya tujuan negara.

  1. Administrasi publik

Menyangkut kebijakan-kebijakan publik dari suatu lembaga.

  1. Administrasi lingkungan hidup

Dilakukan dalam rangka pengelolaan dan penataan lingkungan hidup oleh suatu kelompok.

  1. Administrasi kependudukan

Pencatatan data penduduk dan segala hal yang menyertainya. Biasanya dilakukan oleh Dinas Pendudukan dan Catatan Sipil di masing-masing wilayah.

  1. Administrasi pendidikan

Administrasi yang dilakukan dalam ruang lingkup pendidikan, misal sekolah dan lembaga pendidikan lainnya. Tujuannya tidak lain untuk turut meningkatkan mutu kualitas pembelajaran.

  1. Administrasi perdagangan

Pencatatan arus masuk keluar barang dan keuangan serta laba rugi dari suatu aktivitas perniagaan (dagang).

Ciri-ciri Administrasi

Dikatakan sebagai administrasi bila di dalamnya memuat ciri-ciri yang mendukung. Bukan administrasi namanya jika ruang lingkupnya tidak terpenuhi dan kegiatan yang dilakukan itu cenderung tidak teratur.

Berikut adalah ciri-ciri administrasi yang bisa diidentifikasi secara langsung;

  1. Adanya sekelompok individu (organisasi)

Ya seperti dijelaskan di atas, maka dalam sebuah proses administrasi dapat terjadi jika di dalamnya terdapat sekelompok orang. Dalam sebuah organisasi misalnya, haruslah terdiri 2 orang atau lebih yang saling mendukung.

  1. Terdapat kerjasama saling melengkapi

Dalam proses administrasi pastinya akan terjadi hubungan kerja yang saling mendukung atau kerjasama diantara para individu pada sebuah organisasi. Artinya tiap individu dalam kelompok tadi akan punya peran sendiri-sendiri yang saling mendukung peranan individu lainnya.

  1. Terjadi proses edukasi, bimbingan dan pengawasan

Pada proses administrasi perkantoran khususnya, haruslah terdapat bimbingan dari individu dengan tingkat jabatan lebih tinggi ke orang bawahannya. Sehingga di dalamnya juga nanti bakal mencakup kepemimpinan yang harus bertanggung jawab dari pemimpin. Yang mana pemimpin tersebut juga punya fungsi pengawasan guna memantau kinerja anggotanya.

  1. Memiliki tujuan kelompok

Administrasi haruslah memiliki tujuan atau target yang ditetapkan oleh kelompok. Tujuan berfungsi agar kegiatan kerja dan administrasi bisa terarah. Tanpa adanya tujuan, maka administrasipun tidak akan berjalan maksimal dan mendatangkan hasil yang diharapkan.

Tujuan Administrasi

Administrasi dilakukan tentu bukan tanpa tujuan. Dengan melakukan administrasi secara baik diharapkan bisa memperlancar arus pekerjaan. Dan berikut adalah beberapa tujuan administrasi dalam sebuah organisasi:

  • Mengefektifkan pekerjaan, khsusunya di bagian kontroling (pengawasan).
  • Dengan administrasi, seseorang bisa dengan mudah memantau pekerjaan dan pendataan yang dilakukan staff.
  • Bertujuan guna menilai kinerja pengelolaan dan penataan organisasi.
  • Bisa dengan mudah melihat kondisi sehat tidaknya usaha. Untuk kemudian dilakukan upaya penanganan.
  • Dengan data administrasi yang rapi, seseorang bisa menyusun progam lanjutan guna lebih meningkatkan kinerja.
  • Dapat mengamankan kegiatan usaha.

Unsur Administrasi

Setelah memahami tentang pengertian administrasi di atas, baik secara umum, luas, sempit dan menurut para ahli. Perlu juga untuk mengetahui unsur administrasi. Apa saja unsur yang menyertai sebuah proses administrasi.

Berikut ini terdapat unsur administrasi yang dikemukakan oleh the liang gie dalam administrasi perkantoran modern:

  1. Kelompok Organisasi

Organisasi di sini lebih merujuk pada tempat bernaungnya kelompok yang melakukan proses administrasi. Dalam kegiatan bisnis, biasa kita lihat sebuah kantor dan staffnya dengan segala hal yang menyertainya guna menjalankan kegiatan administrasi.

  1. Pengaturan (Manajemen)

Dalam melakukan kegiatan administrasi tentu diperlukan adanya seorang manajer yang berfungsi sebagai pengatur. Dalam menjalankan fungsinya, ia menggerakkan, dan mengatur staff operasional.

  1. Komunikasi diantara anggota

Administrasi dalam bisnis tidak bisa berjalan tanpa adanya komunikasi. Tujuannya agar tercapai sinkronisasi / kesesuaian di antara divisi-divisi yang ada.

  1. Staff (kepegawaian)

Tenaga pegawai jelas dibutuhkan untuk menunjang proses administrasi organisasi secara maksimal. Di dalam kepegawaian ini terdapat beberapa aspek yang satu-sama lain saling berkaitan. Antara lain yaitu penerimaan (recruitment), penempatan kerja, pemberdayaan hingga pemberhentian.

  1. Keuangan (Monetery)

Administrasi dilakukan salah satunya untuk tujuan kontrol keuangan. Yang mana hal itu dimaksudkan untuk bisa mengetahui arus keluar dan masuknya uang sehingga bisa dipertanggungjawabkan.

  1. Pengadaan

Staff administrasi dalam hal ini berfungsi guna melakukan kontrol. Untuk kemudian dilakukan pengadaan, penyimpanan hingga pemusnahan barang yang dirasa tidak terpakai lagi.

  1. Adanya tata usaha yang jelas

Di dalamnya terdapat kegiatan seperi pembukuan dan pencatatan segala macam transaksi atau arus keluar masuk yang terjadi.

  1. Hubungan masyarakat (Public Relation)

Dalam hal ini, penting adanya suatu sistem administrasi. Gunanya untuk menciptakan hubungan baik dengan masyarakat, atau dalam hal ini disebut konsumen (customer).

Fungsi Administrasi

Administrasi dalam sebuah organisasi sangat penting untuk diterapkan. Hal itu dikarenakan adanya fungsi administrasi yang bisa mendukung kelangsungan organisasi tersebut untuk jangka waktu lama. Dan berikut adalah beberapa fungsi administrasi:

  1. Fungsi Perencanaan (Planning)

Dalam sebuah kegiatan organisasi atau bisnis tentu diperlukan yang namanya perencanaan. Baik itu untuk jangka pendek, menengah ataupun jangka panjang.

Untuk itu di sini administrasi memegang peranan penting dalam rangka merencanakan hal tersebut di atas. Di antara perwujudannya yaitu berkaitan dengan pengumpulan dan pengolahan data. Kemudian menyusun data tersebut untuk dapat diputuskan rencana kedepannya.

  1. Fungsi Penyusunan (Organizing)

Penyusuna di sini tidak hanya terbatas pada pengaturan arsip secara rapi dan sistematis. Melainkan lebih dari itu juga dalam hal membangun kinerja yang baik dengan komunikasi antara anggota yang efektif.

  1. Fungsi Koordinasi (Coodinating)

Dengan dalam hal koordinasi, di dalamnya terdapat manajemen dan pekerjaan guna memastikan segala sesuatunya berjalan dengan baik. Setiap pekerjaan bisa berjalan sesuai dengan porsi dan jadwalnya. Lalu tidak terjadi bentrok satu sama lain, dan kekosongan yang menyebabkan waktu terbuang percuma. Sehingga aktivitas para individu dengan pekerjaannya bisa terkoordinasi dengan baik.

  1. Fungsi Pelaporan (Reporting)

Ini juga fungsi yang sangat begitu terasa dengan dilakukannya sistem administrasi. Dengan adanya administrasi yang baik, maka proses pelaporan bisa dilakukan secara tepat dan siklus akuntansi bisa berjalan baik. Kemudian baik buruknya kinerja usaha dapat dilihat dari report yang diberikan dan kemudian bisa dicarikan solusi dan upaya peningkatan.

  1. Fungsi Penyusunan Anggaran (Budgeting)

Budgeting dalam hal administrasi merupakan aktivitas yang berkaitan dengan anggaran. Dalam situasi seperti apa, dan berapa jumlah anggaran yang harus dikeluarkan. Semua bisa ditentukan dengan dilakukannya sistem administrasi yang rapih dan terstruktur. Dengan begitu keuangan dapat lebih terkontrol dan tidak terjadi kebocoran.

  1. Fungsi Penempatan peran (Staffing)

Fungsi administrasi yang satu ini berperan penting dalam hal kepegawaian. Sebuah kegiatan usaha tentu akan sangat dipengaruhi oleh kualitas sumber daya manusianya. Untuk itu, administrasi kepegawaian disini akan menciptakan sistem yang sangat dapat mendukung kegiatan kepegawaian. Dari mulai recruitment (perekrutan), penempatan, dan pemberdayaan staff dalam ruang lingkup organisasi.

  1. Fungsi Pembimbingan (Directing)

Ini berkaitan dengan hubungan atau interaksi dalam organisasi dari atasan pada bawahan. Adanya arahan mutlak diperlukan guna menciptakan kinerja yang sevisi di antara para anggota. Yang kemudian bisa berdampak positif terhadap kelangsungan organisasi.

Manfaat Administrasi

Telah disinggung dari penjelasan lengkap di atas akan pentingnya administrasi dengan segala macam fungsi dan tujuannya. Sehingga terkait manfaat administrasi barangkali sudah tidak perlu ditanyakan lagi. Akan banyak sekali manfaat yang didapat. Khususnya dalam hal keteraturan dari berbagai aspek.

Sebagaimana file-file dalam komputer, bisa dibayangkan jika tidak diatur dan dibuatkan tata peletakan yang baik, maka akan sangat berantakan. Efeknya kita akan kesulitan mengoranisirnya, bahkan untuk sekadar menemukan file yang dicari. Tapi jika diorganisir dengan baik, selain enak dilihat, waktu pun jadi efisien.

Karena tidak perlu kebingungan saat hendak mencari sebuah file. Ruang lingkup dari administrasi sendiri juga kenyataanya sangatlah luas. Khususnya dalam bidang bisnis, dan tergantung jenis bisnisnya seperti apa. Untuk itu seorang petugas administrasi (administrator) haruslah memenuhi kualifikasi. Setidaknya ada beberapa hal yang perlu dijadikan perhatian, antara lain:

  • Paham tentang maksud dan pengertian administrasi
  • Memiliki keahlian dalam hal penataan dan pengorganisasian
  • Mengerti dan mampu untuk senantiasa meningkatkan kemampuan prosedural administrasi
  • Membuat laporan serta mengontrol budget yang digunakan

Dengan pengelolaan administrasi yang efisien maka akan sangat bisa mendukung divisi perusahaan lainnya. Karena administrasi dapat dijadikan penghubung antara karyawan dengan manajemen.

Sekilas Perbedaan Admnistrasi dan Manajemen

Secara bahasa dapat kita ketahui bahwa dua istilah ini terlihat berbeda. Namun pada prakteknya, Anda bisa teliti lebih dalam dan akan menemukan bahwa keduanya kuranglebih sama. Tapi tetap ada perbedaan di dalamnya. Manajemen itu berkaitan tentang rencana dan juga tindakan yang akan diambil.

Namun administrasi lebih merujuk pada penyusunan dan penetapan kebijakan dan juga penentuan target / tujuan. Selain itu administrasi memiliki peranan guna menentukan. Berbeda dengan manajemen yang berfungsi dan memiliki peran eksekutif dalam sebuah organisasi.

Demikian sedikit pembahasan mengenai Fungsi Administrasi semoga dengan adanya pembahasan ini dapat menambah wawasan dan pengetahuan untuk kita semua, dan kami ucapkan Terima Kasih telah menyimak ulasan kami. Jika kalian merasa ulasan kami bermanfaat mohon untuk dishare 🙂

Baca juga artikel lainnya tentang:

Fungsi Administrasi Kepegawaian Update Dan Terbaru

Fungsi.co.id – Fungsi Administrasi Kepegawaian – Tentunya setiap perusahaan memiliki wilayah administrasi. Salah satunya adalah manajemen sumber daya manusia.

Fungsi Administrasi Kepegawaian

Biasanya, wilayah administrasi ini menangani hal-hal yang berkaitan erat dengan urusan administrasi perusahaan. Bagaimana dengan manajemen SDM?

Ketika mendengar istilah manajemen sumber daya manusia, hal pertama yang mungkin terlintas di benak Anda adalah sistem yang diterapkan di sebuah perusahaan. Padahal, hal-hal manajemen sumber daya manusia juga sangat penting untuk dipelajari, tidak hanya bagi kita yang ingin berkarir di perusahaan, tetapi juga bagi siapa saja yang ingin memulai bisnis atau perusahaan.

Apa itu Administrasi Kepegawain?

Seperti namanya, istilah manajemen sumber daya manusia terdiri dari dua kata, yaitu administrasi dan kepegawaian. Liang Gie dalam bukunya Manajemen Perkantoran menjelaskan bahwa manajemen adalah keseluruhan proses pengorganisasian kerjasama dengan sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.

Sementara itu, dalam buku Sumber Daya Manusia, Saksono mendefinisikan sumber daya manusia sebagai setiap orang yang dipekerjakan oleh suatu instansi tertentu, baik instansi pemerintah maupun instansi swasta.

Menggabungkan kedua definisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa manajemen sumber daya manusia adalah setiap kegiatan atau aktivitas yang berkaitan dengan masalah penggunaan sumber daya manusia untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Sumber lain menyebutkan bahwa manajemen sumber daya manusia adalah keseluruhan aktivitas atau kegiatan yang juga menyangkut masalah “pemanfaatan” karyawan sebagai tenaga kerja agar dapat mencapai tujuan dengan baik.

Administrasi kepegawaian dipahami berarti semua kegiatan yang berkaitan dengan manajemen atau penggunaan karyawan untuk mencapai tujuan tertentu. Jika suatu perusahaan memiliki manajemen sumber daya manusia, tentu akan mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan.

Sedangkan admin bertujuan untuk mengatur dan mengontrol semua aktivitas sedemikian rupa agar dapat mempertahankan, mengembangkan, mengakuisisi atau menempatkan karyawan sesuai dengan beban kerjanya. Hal ini berfungsi untuk mencapai tujuan organisasi atau bisnis yang telah ditetapkan dengan baik.

Kita semua harus tahu bahwa beban kerja seorang karyawan harus sesuai dengan statusnya. Beban kerja yang tidak sedikit, harus dibagi merata di antara para pegawai. Ini adalah salah satu tugas manajemen sumber daya manusia. Tidak ada karyawan yang terlalu terbebani pekerjaan, dan tidak ada juga karyawan yang memiliki beban kerja rendah dan banyak menganggur.

Fungsi Administrasi Kepegawaian

Apa yang Grammed ketahui tentang fungsi manajemen sumber daya manusia ini? Sebenarnya fungsi SDM terbagi menjadi dua yaitu fungsi manajerial dan fungsi operasional atau teknis. Berikut adalah beberapa hal yang berkaitan dengan fungsi manajemen dan fungsi operasional atau teknis.

Yang dimaksud dengan peran manajerial adalah peran-peran yang berkaitan erat dengan kegiatan-kegiatan yang mengutamakan manajemen atau tidak pada hal-hal teknis. Ini termasuk perencanaan, organisasi, manajemen dan kontrol karyawan.

Perencanaan meliputi penentuan kebutuhan karyawan, mengantisipasi perubahan yang akan terjadi sehubungan dengan kebutuhan karyawan, dan sebagainya. Ini juga termasuk perencanaan untuk mengisi posisi yang nantinya kosong.

Pengorganisasian meliputi pembagian tugas dan kompetensi, yang biasanya juga tercermin dalam hirarki struktur organisasi atau perusahaan. Instruksi karyawan ini lebih ditujukan untuk meningkatkan kinerja karyawan, misalnya. B. penghargaan dan bentuk penghargaan lainnya. Untuk mengendalikan karyawan tersebut, kinerja karyawan diukur dan dievaluasi dalam bentuk supervisi atau pengawasan.

  • Fungsi Operatif atau Teknis

Fungsi operasional atau fungsi teknis ini mengacu pada kegiatan yang dilakukan secara fisik dan lebih teknis, antara lain pengadaan, pengembangan, kompensasi, integrasi hingga pensiun karyawan.

Rekrutmen meliputi proses perekrutan dan pemilihan personel. Pengembangan karyawan dapat berupa pengembangan keterampilan atau kemampuan karyawan melalui pelatihan, seminar, dll.

Menciptakan integrasi antar karyawan agar dapat bekerja secara efektif dan kolaboratif juga menciptakan loyalitas karyawan terhadap perusahaan. Selain itu, berbagai bentuk kompensasi berupa pesangon kepada pegawai atau pensiunan diproses melalui fungsi administrasi kepegawaian ini.

Perencanaan sumber daya manusia dapat diartikan sebagai suatu proses yang menentukan kebutuhan karyawan di masa yang akan datang berdasarkan perubahan yang sedang terjadi dan persediaan tenaga kerja di perusahaan.

Perencanaan orang adalah bagian penting dan bagian dari proses perencanaan strategis karena membantu organisasi menentukan sumber daya yang mereka butuhkan dan apa yang benar-benar dapat dicapai dengan sumber daya yang sudah tersedia.

Perencanaan tenaga kerja yang baik akan meningkatkan beberapa hal, seperti penyesuaian pemanfaatan karyawan secara efisien, aktivitas karyawan dan kebutuhan masa depan, peningkatan efisiensi dalam perekrutan karyawan baru, dan melengkapi informasi kepegawaian yang dapat membantu dalam kepegawaian dan unit organisasi perusahaan lainnya.

Melalui perencanaan ini dapat diketahui gap versus need sehingga rekrutmen, promosi dan mutasi dapat dilakukan secara proaktif agar tidak mengganggu aktivitas organisasi perusahaan.

Saat membuat rencana karyawan, faktor internal dan eksternal organisasi bisnis harus diperhitungkan. Di sisi lain, perhatian juga harus diberikan pada langkah-langkah yang akan diambil menurut tokoh Miller Burack dan Maryann.

  • Pengorganisasian Kepegawaian

Pengorganisasian adalah langkah dalam mengatur, mengelompokkan, dan mengatur berbagai jenis kegiatan yang dianggap perlu, menentukan tugas dan wewenang seseorang, serta mendelegasikan wewenang untuk mencapai suatu tujuan.

Organisasi menyalurkan semua sumber daya dasar (manusia dan non-manusia) dalam pola tertentu sehingga orang-orang yang bekerja di dalamnya berdaya untuk bekerja sama mencapai tujuan yang ditetapkan oleh organisasi.

Salah satu hasil dari pengorganisasian adalah terbentuknya suatu struktur organisasi, dan dalam struktur organisasi inilah dapat dilihat bagaimana hubungan suatu unit dengan unit lainnya.

Dengan kata lain, struktur organisasi akan sangat mempengaruhi alur kerja, pendelegasian wewenang dan tanggung jawab, sistem pengendalian dan pemantauan, serta alur ketertiban dan akuntabilitas. Oleh karena itu, dalam merancang struktur organisasi untuk departemen SDM perlu mempertimbangkan berbagai faktor seperti yang diuraikan di atas.

Ada berbagai teori dan keyakinan tentang apa yang memotivasi karyawan. Secara keseluruhan, tidak ada konsensus tentang motivasi ini. Oleh karena itu, sangat sulit bagi organisasi bisnis untuk sampai pada kebijakan dan pendekatan yang akan memuaskan semua karyawan perusahaan untuk bekerja dengan baik dan efektif.

Selain itu, tidak praktis bagi perusahaan dengan ukuran berapa pun untuk melakukan analisis mendalam terhadap motivasi setiap karyawan. Namun demikian, ada beberapa rule of thumb yang setidaknya dapat diikuti untuk memotivasi karyawan dan meningkatkan kepuasan kerja karyawan, di antaranya sebagai berikut.

Jelaskan kepada karyawan apa arti kinerja yang efektif dan juga pastikan mereka tahu apa yang diharapkan dari mereka untuk perusahaan.

Memastikan bahwa ada hubungan yang jelas antara kinerja dan penghargaan dan bahwa hubungan tersebut dikomunikasikan kepada karyawan perusahaan dan manajemen puncak.

Memastikan bahwa semua karyawan diperlakukan secara adil dan tinjauan kinerja bersifat objektif.

Jika memungkinkan, kembangkan berbagai jenis penghargaan, tidak semua dapat dipromosikan (dipromosikan) atau beberapa perlu dipromosikan

Menumbuhkan semangat terbaik di lingkungan kerja dan juga mengembangkan gaya kepemimpinan yang dapat dengan cepat diasimilasi dan disesuaikan dengan orang dan lingkungan

Mengembangkan sistem manajemen kinerja atau setidaknya menetapkan tujuan yang dapat dicapai agar dapat terus berkembang dengan baik

Pertimbangkan juga faktor lingkungan dan sosial yang ada seperti: B. kenyamanan dan peralatan lingkungan kerja, interaksi sosial antar karyawan, ini tentang semua faktor yang dapat menjadi sumber ketidakpuasan karyawan.

Pengawasan sebagai bagian dari pengendalian adalah proses mengukur dan mengevaluasi derajat efektifitas kerja pegawai dan derajat efisiensi penggunaan alat kerja untuk memberikan kontribusi terhadap pencapaian tujuan organisasi.

Untuk setiap kegiatan pengawasan diperlukan standar atau kriteria untuk mengukur keberhasilan pekerjaan yang dalam penilaian kinerja ini disebut sebagai standar kerja.

Standar adalah kriteria standar atau model yang dibandingkan dengan hasil aktual. Ada banyak jenis standar yang dapat digunakan dalam pengendalian aktivitas sumber daya manusia. Saat mengelola unit atau departemen sumber daya manusia, manajer harus dapat menemukan elemen pengendalian strategis yang dapat dipantau berdasarkan penyimpangan.

Tujuan Administrasi Kepegawaian

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, salah satu tanggung jawab manajemen sumber daya manusia adalah memastikan beban kerja karyawan sesuai dengan peran dan kebutuhan organisasi.

Apa tujuan administrasi kepegawaian ini?

  • Tujuan utama pengelolaan sumber daya manusia adalah menyeimbangkan jumlah karyawan dengan kebutuhan perusahaan, serta menyesuaikan beban kerja yang ada dengan jumlah karyawan. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa proporsi atau kapasitas kerja setiap karyawan sesuai dengan keterampilan dan beban kerjanya.
  • Tujuan akhirnya tentu saja untuk meningkatkan produktivitas karyawan dengan pengelolaan sumber daya manusia dan penyesuaian jumlah karyawan dan beban kerja, mengatur pekerjaan secara tepat dan tepat waktu, sehingga sasaran atau tujuan perusahaan tercapai. tercapai.

Ruang Lingkup Sistem Administrasi Kepegawaian

Ruang lingkup sebenarnya dari sistem administrasi dapat ditemukan dalam administrasi kepegawaian itu sendiri. Kegiatan yang termasuk dalam sistem manajemen sumber daya manusia tentunya melibatkan pengelolaan sumber daya manusia suatu perusahaan.

Ruang lingkup layanan sistem manajemen personalia ini meliputi:

Meliputi segala bentuk atau proses rekrutmen karyawan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Rekrutmen tentunya dilakukan dengan mempertimbangkan kebutuhan perusahaan serta kesesuaian posisi dan tugas.

  • Perencanaan dan Pengorganisasian Pegawai

Perencanaan dan pengorganisasian tersebut meliputi penjabaran dan penjabaran bidang tanggung jawab serta hak dan kewajiban pegawai itu sendiri. Perencanaan ini juga mencakup penentuan kebutuhan karyawan dan setiap perubahannya.

Pengembangan karyawan mencakup kegiatan untuk meningkatkan keterampilan karyawan. Bisa dalam bentuk pelatihan dasar, pelatihan, seminar, workshop dan lain-lain.

  • Pengarahan dan Pengendalian

Bimbingan dan kontrol termasuk memantau kinerja karyawan dan mengarahkan mereka untuk tetap pada jalurnya. Tujuannya adalah untuk mencapai sasaran atau tujuan yang telah ditetapkan.

  • Jaminan Kesejahteraan Pegawai

Ruang lingkup sistem manajemen personalia juga mencakup kesejahteraan karyawan. Penciptaan lingkungan kerja yang baik, kompensasi jaminan hari tua.

  • Sistem Administrasi Kepegawaian

Dalam hal manajemen sumber daya manusia, administrasi adalah sistem terbuka yang terdiri dari beberapa elemen. Komponen atau elemen ini diumpankan kembali ke target untuk hasil yang optimal. Beberapa sistem pelayanan sipil negara adalah sebagai berikut.

Sistem terpadu adalah sistem sumber daya manusia yang pengelolaannya mulai dari perekrutan, penempatan, pengembangan, penilaian, penggajian dan pensiun ditentukan oleh pusat. Negara-negara berkembang biasanya menggunakan sistem ini karena daerah tidak bisa membayar pegawainya. Selain itu, dalam sistem yang terintegrasi, pekerja berperan sebagai penghubung antara bangsa dan negara.

Berbeda dengan sistem yang terintegrasi, sistem yang terpisah, dalam hal manajemen sumber daya manusia, adalah sistem di mana manajemen dari perekrutan hingga penilaian hingga penggajian dan pensiun dilakukan secara mandiri oleh masing-masing daerah. Pada umumnya negara-negara yang lebih maju menggunakan sistem ini.

Karena tidak seperti di negara berkembang, setiap daerah di negara maju mampu membayar pekerja. Di sini fokusnya lebih pada profesionalisme staf. Karena pegawai adalah alat pengikat bangsa dan negara, bukan persoalan seperti di negara berkembang.

Pengertian administrasi kepegawaian juga dibedakan menjadi sistem yang seragam, yaitu sistem pekerjaan jika administrasi dilakukan oleh suatu lembaga. Sebuah lembaga didirikan khusus untuk tujuan ini di tingkat nasional. Sehingga bukan pusat atau daerah yang menentukan penggajian atau pensiun karyawan.

Demikian sedikit pembahasan mengenai Fungsi Administrasi Kepegawaian semoga dengan adanya pembahasan ini dapat menambah wawasan dan pengetahuan untuk kita semua, dan kami ucapkan Terima Kasih telah menyimak ulasan kami. Jika kalian merasa ulasan kami bermanfaat mohon untuk dishare :).

Baca juga artikel lainnya tentang: